Wenn Sie Teil eines geschäftigen Teams bei der Arbeit sind, kann die Vorbereitung auf den Urlaub eine große Belastung sein.



Ironisch, richtig?



Die Geschwindigkeit, mit der Arbeitnehmer heute keine Freizeit nehmen, ist jedoch alarmierend. Dies gilt insbesondere für immer mehr Menschen Burnout bekämpfen im Büro.

Betrachten Sie das vorbei 55% der Arbeitnehmer haben ihre zugewiesene Zapfwelle im Jahr 2018 nicht wirklich genutzt. Dies entspricht einer Verschwendung von über 65 Milliarden US-Dollar.

Huch.

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Hören Sie: Der Stress bei der Vorbereitung auf die Zapfwelle sollte Ihre Fähigkeit zum Aufladen und Genießen eines Urlaubs nicht überschatten. Im Gefolge von COVID-19 Remote-Mitarbeiter benötigen mehr Hilfe als je zuvor, wenn es darum geht, die Verbindung zu trennen und Raum für Freizeit zu schaffen.

Die 10 Schritte zur Vorbereitung auf die Zapfwelle (ohne Stress)

Anstatt Ihre bevorstehende Zapfwelle als Quelle endloser Aufgabenlisten zu betrachten, haben wir den Prozess in zehn einfache Schritte unterteilt.



Im Folgenden finden Sie zehn wichtige Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie in den Urlaub fahren (abzüglich des Freakouts). Wir haben diese Schritte auch in eine Vorlage übersetzt, mit der Sie die wesentlichen Informationen für Ihre Mitarbeiter hier auf einfache Weise zusammenfassen können:

Laden Sie die PTO-Vorlage herunter

1. Entscheiden Sie, ob Sie den Netzstecker ziehen möchten oder nicht

Das Wichtigste zuerst: Werden Sie komplett vom Netz gehen oder einen Teil Ihrer Arbeit in den Urlaub mitnehmen?



Hier gibt es keine richtige Antwort. Klar, die Vorteile für die psychische Gesundheit eines unplugged Urlaubs sind gut dokumentiert.

Abhängig von Ihrer Rolle oder sogar den Unternehmensrichtlinien ist es möglicherweise nicht möglich, den Netzstecker zu ziehen.

Angesichts dessen eine erstaunliche 78% der Menschen sagen, dass sie nur dann Urlaub machen würden, wenn sie zumindest noch Zugang zu ihrer Arbeit haben etwas während der Abwesenheit vom Büro ist die Norm (zum Guten oder Schlechten).

Hindernisse für Mitarbeiter, die PTO nutzen

In jedem Fall empfehlen wir, einige Grundregeln für sich selbst festzulegen, um zu vermeiden, dass Sie während Ihres Urlaubs ständig auf Abruf sind.

Versuchen Sie beispielsweise, Mitarbeitern klar zu machen, dass Sie nur per E-Mail erreichbar sind und nur morgens oder abends auf Nachrichten antworten. Sie könnten auch sagen, dass Sie es tun werden benutze Slack zum Einchecken, aber Telefonanrufe und E-Mails sind verboten.

2. Planen Sie Ihre Zapfwelle nach Möglichkeit im Voraus

Dies mag wie ein Kinderspiel erscheinen, aber es ist eine Win-Win-Situation, sich und Ihren Kollegen vor der PTO einen Überblick zu verschaffen.

Wieso das? Sie gewinnen, weil Sie in der Lage sind, weiter zu arbeiten und Anpassungen an Ihren Meetings oder Kampagnen vorzunehmen. In der Zwischenzeit gewinnen Ihre Mitarbeiter, da sie in der Lage sind, ihre Erwartungen zu erfüllen, und nicht blind gegenüber einer Menge Arbeit sind, die ihnen in den Schoß fällt. Eine einfache Möglichkeit, dies zu kommunizieren, besteht möglicherweise in einem Teammeeting, das einige Wochen später stattfindet, oder in einer Kalendereinladung, die an diejenigen gesendet wird, die es wissen müssen.

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Im Idealfall sollte die Vorbereitung auf einen Urlaub nicht bedeuten, in letzter Minute in Panik zu geraten. Denken Sie daran, dass die Zapfwelle neben Ihren eigenen auch die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter beeinflusst. Selbst eine Kündigungsfrist von ein paar Tagen wird sehr geschätzt.

3. Delegieren Sie Aufgaben an Mitarbeiter, denen Sie vertrauen

Machen Sie nicht den Fehler, eine To-Do-Liste für Ihre Mitarbeiter zu hinterlassen und sie einen Tag lang anzurufen.

Sprechen Sie stattdessen mit ihnen. Aus Gründen der Rechenschaftspflicht vorzugsweise persönlich und anschließend mit einer Bestätigungs-E-Mail. Lassen Sie sie wissen, bei was Sie Hilfe benötigen.

Tatsächliche Gespräche decken potenzielle Fragen auf, die Ihre Kollegen möglicherweise zu den erforderlichen Maßnahmen haben. Sie sollten Aufgaben natürlich an Personen weitergeben, denen Sie vertrauen, aber auch an Personen, die selbst nicht mit Arbeit überfordert sind.

Als Randnotiz sollten Sie Ihren Mitarbeitern etwas Ehre machen! Obwohl einige von uns das Gefühl haben, bei der Arbeit völlig unersetzlich zu sein, wird die Welt (höchstwahrscheinlich) nicht enden, weil Sie sich frei nehmen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Zugriff auf die benötigten Tools hat

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie sind ein Social-Media-Manager, der Ihr Twitter-Konto in den Händen eines Nachwuchsmitarbeiters hinterlassen hat.

Wenn es jedoch an der Zeit ist, Ihre wöchentlichen Fragen und Antworten durchzuführen, sind sie gesperrt alle Ihrer sozialen Konten. Keine Beiträge, keine Fragen. Nichts.

Dies spricht erneut für die Notwendigkeit, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen und sicherzustellen, dass sie über die entsprechenden Tools und Berechtigungen verfügen, um die Lücke zu schließen. Mit Sprout können Sie beispielsweise Teammitgliedern bestimmten Zugriff und bestimmte Berechtigungen gewähren, ohne eine Reihe von Anmeldungen durchsuchen zu müssen.

Bei der Vorbereitung auf den Urlaub ist es entscheidend, Kollegen die Berechtigung für Ihre sozialen Konten zu erteilen

Ähnlich wie bei einem Genehmigungsprozess für soziale Medien Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeiter alle Tools testen und alle Passwörter überprüfen, während Sie sich auf den Urlaub vorbereiten.

5. Automatisieren und stellen Sie so viel wie möglich in die Warteschlange

Dieser Tipp ist besonders wichtig für diejenigen, die in sozialen Medien arbeiten, gilt aber auch für E-Mail- oder Werbekampagnenmanager.

Zur Beruhigung sollten Sie versuchen, Ihre Kampagnen im Voraus zu planen, während Sie sich auf PTO vorbereiten. Wenn Sie Nachrichten im Voraus vorbereiten, haben Sie bereits das letzte Wort bei Motiven und Kopien: Sie müssen lediglich ein Datum und eine Uhrzeit auswählen, zu der Ihre Kampagnen gestartet werden sollen.

Wenn Sie ein Social Media Manager sind, können Sie verwenden Planungswerkzeuge um Ihre Posts basierend auf dem Kalender Ihres Unternehmens in die Warteschlange zu stellen. Mit der Sprout-Plattform können Benutzer auch Elemente wie Fotos und Bildunterschriften verwalten, um bei Bedarf schnell Änderungen oder Änderungen vorzunehmen.

Wenn Sie Ihre sozialen Beiträge in die Warteschlange stellen, können Sie bei der Vorbereitung auf den Urlaub weiterarbeiten

6. Stellen Sie einen kurzen Abwesenheits-Autoresponder zusammen

Das Zusammenstellen eines Abwesenheits-Autoresponders ist eine doppelte Aufgabe, um die Erwartungen der Menschen zu verwalten und sie gleichzeitig genau zu informieren, wann Sie wieder verfügbar sind (oder wie Sie sonst Kontakt aufnehmen können).

Wenn Ihr Posteingang während des Urlaubs gesperrt ist, sollten Sie dies klarstellen. Die gute Nachricht ist, dass Sie einfach eine einrichten können Autoresponder für Abwesenheit in Google Mail eine Sache von Minuten.

Einrichten eines Autoresponders in Google Mail

Beachten Sie, dass Abwesenheitsantworten nicht besonders langwierig oder detailliert sein müssen. Hier ist ein Beispiel für eine effektive Abwesenheitsnachricht, die direkt auf den Punkt kommt:

Engel sprechen in Zahlen

Hallo,

Danke für deine Nachricht.

Ich bin nicht im Büro und habe keinen Zugang zu E-Mails. Ich werde antworten, wenn ich zurückkomme.

Danke,

Kurz, süß und auf den Punkt. Sehen Sie, wie das funktioniert?

Obwohl Sie Ihren Abwesenheitsnachrichten definitiv eine gewisse Persönlichkeit verleihen können, ist ein stumpfer Ton möglicherweise am besten geeignet, um den Punkt zu verdeutlichen, dass Sie nicht verfügbar sind.

7. Machen Sie Ihre Zapfwelle für den Rest Ihres Unternehmens sichtbar

Alle Aufgaben, die Sie während der Vorbereitung auf den Urlaub von Ihrem Teller nehmen können, sind von Vorteil.

In diesem Fall sollten Sie nicht den Leuten nachjagen müssen, um sie wissen zu lassen, dass Sie sich eine Auszeit nehmen. Erwägen Sie nicht nur, mit Personen persönlich zu sprechen und einen Autoresponder einzurichten, sondern auch, Ihre Zapfwelle in Ihren Unternehmenskalender aufzunehmen.

Wenn Ihr Unternehmen Slack verwendet, können Sie Ihre Zapfwelle über die Kalenderfunktion der Plattform veröffentlichen. geringe Verfügbarkeit

Mit Slack können Sie auch Ereigniserinnerungen für die Zapfwelle Ihrer Mitarbeiter erstellen. Dies ist besonders nützlich für größere Teams oder Fälle, in denen jemand aus einer anderen Abteilung (Vertrieb, Personal) versucht, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

Trello Board

Die Veröffentlichung Ihrer Zapfwelle ist übrigens nicht nur Slack-spezifisch. Die gleiche Logik gilt für Google Kalender oder andere Tools, mit denen Ihr Team Zeitpläne verwaltet.

8. Ermutigen Sie Ihr Team, den Fortschritt mit Projektmanagement-Tools zu verfolgen

Nehmen wir an, Sie haben Probleme, die Arbeit loszulassen, und möchten sicherstellen, dass Ihre Projekte in Ihrer Abwesenheit reibungslos funktionieren.

Hey, kein Problem. Genau hier können Projektmanagement-Tools wie Trello nützlich sein. Mit einem Kanban-Board können Sie deutlich sehen, wer an was arbeitet und wie sich ein Projekt entwickelt.

355 Bedeutung der Zahl

Dies ist nicht nur für Sie nützlich, wenn Sie den Fortschritt Ihres Teams während Ihrer Abwesenheit überwachen möchten, sondern auch, um die Verantwortlichkeit für Einzelpersonen zu fördern, die als Team arbeiten.

Diese Art von visuellem Fortschrittsbericht erleichtert Ihnen auch das Leben, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkehren, da Sie auf einen Blick sehen können, was in Ihrer Abteilung vor sich geht.

9. Schwitzen Sie nicht, wenn Sie nicht alles erledigen (sowohl vor als auch nach Ihrer Rückkehr).

Üben Sie nicht zu viel Druck auf sich selbst aus, um alles in Bezug auf Ihre Urlaubsplanung „perfekt“ zu machen.

Schließlich kommt es zu Notfällen und auch zu Last-Minute-Ferien. Wenn Sie plötzlich nicht mehr im Büro sind und sich nicht mehr an Ihren PTO-Plan halten können, geraten Sie nicht in Panik.

Nummer 1818

Und zwingen Sie sich auch nicht dazu, 'Posteingang Null' zu erreichen, sobald Sie zurückkommen. Wenn Sie einfach die obigen Tipps befolgen, sollte Ihre Arbeitslast ohnehin überschaubarer sein.

10. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Arbeitsbereich makellos verlassen

Vielleicht ist das Letzte, was Sie tun, während Sie sich auf einen Arbeitsurlaub vorbereiten, Ihren Schreibtisch aufzuräumen.

Einfach genug, oder? Dies ist jedoch nicht nur eine Höflichkeit für Ihre Mitarbeiter, sondern kann auch Remote-Mitarbeitern zugute kommen. Das Reinigen ist auch mental von Vorteil, da es einfacher ist, mit einer Art „leerem Schiefer“ auf den Boden zu kommen, wenn Sie nach dem Urlaub wieder zur Arbeit gehen.

Wenn nichts anderes, ist die Reinigung eine Möglichkeit, sich vom Telefon oder Ihrem Posteingang zu entfernen, während Sie sich auf eine Auszeit vorbereiten.

Und damit wickeln wir unseren Führer ein!

Wie sieht für Sie die Vorbereitung auf den Urlaub aus?

Wenn Sie Ihren Urlaub wirklich genießen und sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeiter während Ihrer Abwesenheit problemlos die Zügel in die Hand nehmen können, ist ein wenig Planung ein langer Weg.

Wenn Sie der obigen Urlaubscheckliste folgen, können Sie Ihre Zapfwelle beruhigt nehmen. Laden Sie unsere Vorlage herunter, um diese Schritte für Ihren nächsten Urlaub in die Praxis umzusetzen:

Laden Sie die PTO-Vorlage herunter

Effektiv planen zu können, ist eine Schlüsselkompetenz für Social Media Manager. Apropos, lesen Sie unbedingt unseren Leitfaden zu Essential Social Media Fähigkeiten um zu sehen, wie Sie sich als Vermarkter verbessern können.

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