Haben Sie eine Minute?



Drei scheinbar unschuldige Worte mit ziemlich schändlichen Implikationen.



Am Arbeitsplatz wird diese Frage oft gestellt, aber selten begrüßt.

Weil es nie nur eine Minute ist, oder?

Auch wenn die Unterbrechung kurz ist – die Ablenkung ist es nicht.

Tatsächlich zeigt die Forschung, dass es im Durchschnitt fast dauert 25 Minuten nach einer Unterbrechung zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.

Während es also wirklich nur eine Sekunde dauert, um sich daraus zu lösen, ist es nicht so einfach, wieder hineinzukommen.



Infolgedessen berichten Schreibtischjob-Mitarbeiter, dass sie bis zu verlieren 5 Stunden am Tag wegen Ablenkung.

Aber es ist nicht nur an der Zeit, dass sie aufgeben – es ist Fokus.

Und wenn unser Fokus und unsere Konzentration beeinträchtigt sind, werden auch unsere Produktivität und Leistung beeinträchtigt.



Warum wird diese Unterbrechungskultur dann als Arbeitsplatznorm akzeptiert?

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Autor Eduard Braun bemerkt: Es ist, als ob man nichts dagegen tun könnte; Unterbrechern muss erlaubt sein, weiterzumachen, egal wie schädlich für Produktivität, Arbeitszufriedenheit und Work-Life-Balance.

Warum tun Manager also nicht mehr, um ihre Mitarbeiter vor diesen scheinbar gut gemeinten Fokusdieben zu schützen? Meistens ist es einer von drei Gründen:

    Sie identifizieren diese Unterbrechungen und Ablenkungen fälschlicherweise als Arbeitsplatznormen.
    Sie erkennen die wahren Kosten für ihre Mitarbeiter und ihr Unternehmen nicht.
    Sie sind sich nicht bewusst oder nicht bereit, mit möglichen Lösungen zu experimentieren.

Der Weg zur Unterbrechung ist mit guten Vorsätzen gepflastert

Der erste Schritt bei jeder Transformation ist zu erkennen, dass Sie ein Problem haben. Oder in diesem Fall, dass Ihre Mitarbeiter ein Problem haben.

Und dieses Problem ist wohlmeinender Zeitfresser.

Wir alle wissen, dass gute Kommunikation das Herzstück jeder gesunden Beziehung ist, egal ob romantisch oder am Arbeitsplatz.

Aber wenn es um Fokus geht, gibt es so etwas wie zu viel Kommunikation.

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Jedes Mal, wenn Ihr Mitarbeiter den Fokus von seiner aktuellen Aufgabe ablenken und eine E-Mail oder Nachricht lesen muss, wird seine Produktivität beeinträchtigt.

Dasselbe gilt für Besprechungen.

Dies Umfrage stellten fest, dass zu viele Besprechungen die größte Zeitverschwendung bei der Arbeit waren – Vorbereitung darauf, Teilnahme daran und Nachbesprechung danach.

Es wurde festgestellt, dass das wöchentliche Executive Meeting eines Unternehmens in Anspruch genommen wurde 300.000 Stunden Arbeitszeit der Mitarbeiter in einem Jahr.

Und noch einmal, ich bin mir sicher, dass niemand dachte, es sei Zeitverschwendung. Oft sind diese wöchentlichen Meetings dazu bestimmt, sich einzuloggen und Updates auszutauschen und Informationen über laufende Projekte auszutauschen. Aber mit all dieser verlorenen Zeit richten sie oft mehr Schaden als Nutzen an.

Die meisten Mitarbeiter werden nicht für sich selbst sprechen, da diese Kommunikationsüberlastung oft als notwendiges Übel am Arbeitsplatz angesehen wird. Aber es ist an der Zeit, dass sowohl Mitarbeiter als auch Manager diesen Denkprozess hinterfragen.

Nur weil wir schon immer so gearbeitet haben, heißt das noch lange nicht, dass es funktioniert.

Der Teufel steckt in der Ablenkung

Einer der Gründe, warum es für Manager am schwierigsten ist, den Konzentrationskampf ihrer Mitarbeiter zu verstehen, liegt darin, dass sie einen anderen Arbeitsplan haben.

Die meisten Manager verwalten ihren Tagesablauf wie einen Terminkalender, indem sie ihre Tage in einstündige Intervalle einteilen. Es ist einfacher, auf diese Weise Zeit bei Ihnen zu buchen, da Ihr Kalender hauptsächlich als Werkzeug dient, um Ihre verfügbaren Zeiten anzuzeigen.

Aber die meisten Ihrer Mitarbeiter brauchen einen Planer, in dem ihre Tage in Einheiten von einem halben Tag unterteilt sind.

Wie Paul Graham erklärt es: Man kann nicht gut in Stundeneinheiten schreiben oder programmieren. Das ist kaum genug Zeit, um loszulegen.

Macher brauchen längere ununterbrochene Zeit, um ihre Arbeit zu erledigen – Zeit, die oft als in der Zone bezeichnet wird.

Die Zone: Ein Geisteszustand, der durch Hyperfokus, Produktivität und Leistung gekennzeichnet ist.

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Ein Ort, an dem die Welt um Sie herum verschwindet und alles, was zählt, die anstehende Aufgabe oder das vor Ihnen liegende Ziel ist.

Sportler jagen es. Kreative sehnen sich danach. Der moderne Arbeitsalltag … bringt ihn um.

Wenn Ihre Mitarbeiter ständig von ihrem Bildschirm aufblicken müssen, um eine Frage eines Kollegen zu beantworten, auf eine E-Mail zu antworten oder an einer Besprechung teilzunehmen, werden sie nie die tiefgreifende Denk- und Konzentrationsfähigkeit erreichen, die erforderlich ist, um ihre To-Do-Listen zu erledigen.

Und Ablenkungen beeinträchtigen nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter, sie schwächen auch die Moral.

Recherche durchgeführt von Ruhm Meer k, der digitale Ablenkung an der University of California, Irvine, untersucht, wies darauf hin, dass Menschen in unterbrochenen Bedingungen eine höhere Arbeitsbelastung, mehr Stress, höhere Frustration, mehr Zeitdruck und Anstrengung erfahren.

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Mangelnde Konzentration beginnt eine Abwärtsspirale, die zu Zeit- und Produktivitätsverlust führt, was zu Stress und Frustration und schließlich zu einem allgemeinen Mangel an Energie und Enthusiasmus für ihre Arbeit im Allgemeinen führt.

Es ist unglaublich demotivierend, das Gefühl zu haben, nie genug Zeit zu haben, um seine Arbeit zu erledigen – vor allem, wenn das auch bedeutet, dass man länger arbeiten muss, um Schritt zu halten.

Und obwohl dies wie weniger greifbare Folgen erscheinen mag, gibt es auch eine besser messbare Auswirkung von Ablenkungen am Arbeitsplatz auf das Endergebnis Ihres Unternehmens. Denn Zeit = Geld.

Mit den in diesem Artikel bereitgestellten Daten können Sie die durchschnittliche Anzahl der Unterbrechungen pro Tag leicht mit der durchschnittlichen Zeit pro Unterbrechung multiplizieren, um die Gesamtmenge der täglich verschwendeten Arbeitsstunden zu erhalten.

Berechnen Sie dann einfach die durchschnittliche Stundenvergütung Ihrer Mitarbeiter, multiplizieren Sie sie mit diesen verschwendeten Stunden, und Sie haben sehr reale Kosten für Ablenkung.

Der beste Angriff ist eine gute Verteidigung

Es lässt sich einfach nicht leugnen, dass Ablenkungen und Unterbrechungen am Arbeitsplatz sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen als Ganzes eine Bedrohung darstellen.

Aber es ist auch nicht zu leugnen, dass Sie als Führungskraft alles tun müssen, um Ihren Mitarbeitern bei der Bewältigung dieser Herausforderung zu helfen. Sie verdienen es, alle möglichen Ressourcen zur Verfügung zu haben, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.

Vermeiden Sie also die Falle des alten Denkens – das ist halt so. Denn dafür gibt es Lösungen.

Viele berufstätige Männer und Frauen fangen an, die Kontrolle über ihre Kalender zurückzugewinnen, indem sie reservierte Fokustage in ihre Wochenpläne einbauen – ein Tag frei von externen Ablenkungen, Meetings, Nachrichten und freier Minute?

Für viele bedeutet ein Fokustag einfach ein Termin ohne Meetings. Andere gehen noch einen Schritt weiter und hängen ein digitales „Bitte nicht stören“-Schild auf, um E-Mails und andere Kommunikationskanäle ebenfalls stumm zu schalten.

Einige entscheiden sich möglicherweise auch dafür, an einem anderen Ort als dem physischen Büro zu arbeiten, z. B. in einem örtlichen Café oder in einigen Fällen sogar in ihrem eigenen Zuhause.

Erwägen Sie, wöchentliche Fokustage als Option für Ihren Arbeitsplatz anzubieten.

Fühlen Sie sich unwohl bei der Idee, Mitarbeiter komplett vom Netz zu nehmen? Beginnen Sie stattdessen mit kleinen Veränderungen im Büro.

Ermutigen Sie zu einer unternehmensweiten Kalenderprüfung, um unnötige oder wiederkehrende Meetings zu identifizieren, zu kürzen oder zu konsolidieren.

Schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, Benachrichtigungen stumm zu schalten und Slack und E-Mail nur zu verwenden, wenn dies unbedingt erforderlich ist.

Sie können auch Ruhezonen in den Büroräumen festlegen, in die sich die Mitarbeiter zurückziehen können, um in die Zone zu gelangen.

Für neue Unternehmen mag es einfacher sein, von Anfang an Abwehrmaßnahmen gegen Ablenkung aufzubauen, aber es ist nie zu spät, sich auf Praktiken zu konzentrieren, die die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter besser unterstützen.

Es ist Geschäftszeit

Es kann eine echte Veränderung der Denkweise erfordern, um zu erkennen, dass vielbeschäftigte Mitarbeiter nicht unbedingt produktive Mitarbeiter sind.

Aber jetzt, da Sie in der Lage sind, Ablenkungen am Arbeitsplatz richtig zu identifizieren, ihre wahren Kosten zu verstehen und was Sie tun können, um sie zu minimieren, stellen Sie sich die potenziellen positiven Auswirkungen vor, die Sie auf Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen haben können.

Machen Sie verlorene Zeit wett, indem Sie in die ununterbrochene Konzentration Ihrer Mitarbeiter investieren und beobachten Sie, wie sich ihre Produktivität, ihr Wohlbefinden, ihre Leistung und ihre Mitarbeiterbindung verbessern.

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Alles Beweise dafür, dass es sich lohnt, darauf zu achten.

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